EDI 101

Connaissez-vous l'acronyme EDI ? Il signifie « échange de données informatisées ». Savez-vous comment cela peut être appliqué à votre entreprise ? En d'autres termes, si vous gagnez de l'argent en faisant des affaires, vous devez communiquer avec d'autres personnes ou entreprises dans ce monde (sauf si vous travaillez dans un silo complet). Ainsi, vous créez ou échangez sûrement certains types de documents commerciaux. Par exemple, vous recevez des bons de commande de vos clients et renvoyez les factures que vous créez et leur soumettez afin d'être payés pour les services ou les produits que vous fournissez. Tous ces documents que vous créez et échangez à l'aide d'Excel, Word, PDF, e-mail, ou toute autre méthode peut être recréée à l'aide de l'EDI.

Maintenant, vous demandez, comment peut-il être appliqué et quels sont les avantages ? En travaillant chez Meade Willis, une société de logiciels EDI et de chaîne d'approvisionnement qui a été l'un des premiers à adopter l'EDI, de nombreuses personnes, des petites aux grandes entreprises, nous ont posé la même question. Que vous commenciez tout juste à numériser certains processus clés ou que vous veniez d'une méga-entreprise, n'hésitez pas à poser des questions. Il est surprenant que même si l'EDI a été adopté pour la première fois par les entreprises à la fin des années 1960, certaines entreprises n'ont toujours aucune idée de ce que l'EDI apporte à la table. Un fait amusant ici, j'ai récemment visité une entreprise de plusieurs millions de dollars en Bolivie pour discuter de la façon dont ils peuvent adopter et bénéficier des pratiques EDI au sein de leur chaîne d'approvisionnement. Ils étaient très fiers d'être parmi les premières entreprises de leur pays à automatiser cette partie de leur activité en pleine croissance.

Maintenant, pour répondre à la question sur la façon dont l'EDI s'applique à votre entreprise. Plusieurs scénarios sont à envisager. Concentrons-nous sur deux principaux, les petites et les grandes entreprises. Le premier scénario concerne les petites entreprises qui doivent se conformer aux exigences de leurs gros clients. Par exemple, John, un petit agriculteur qui vend ses délicieuses fraises au Walmart local, est obligé d'envoyer plusieurs ensembles de documents au format électronique afin de faire affaire avec eux. Comme vous pouvez l'imaginer, en raison du volume d'informations dans la chaîne d'approvisionnement de Walmart, aucun employé de Walmart ne prendra un appel téléphonique de John et notera qu'il enverra 3 caisses de fraises la semaine prochaine. Pas du tout, pour se conformer, John se rend sur le portail Web de Meade Willis et y crée tous les documents nécessaires dans des formulaires en ligne faciles à utiliser. Tout ce qui doit être envoyé ou reçu de Walmart se fait via le site Web de Meade Willis.

Le deuxième scénario s'applique aux grandes entreprises. Lorsque vous êtes une grande entreprise, vous pouvez avoir un système informatique ou plusieurs systèmes en place. Des systèmes tels qu'un ERP (SAP, Epicor) ou un système de comptabilité (Quick books) offrent des options pour envoyer ou recevoir des documents directement de ou vers vos partenaires commerciaux férus de technologie de manière automatisée. Vous pouvez tout faire en appelant Meade Willis pour évaluer vos besoins et mettre en œuvre la magie de la génération et de l'affichage de documents dans n'importe quel format utilisé par votre système natif. Vous pouvez également avoir beaucoup plus d'options en demandant que diverses règles commerciales soient appliquées au flux de travail de votre entreprise, telles que : la configuration des notifications d'erreur, tous les documents à afficher dans un certain format, etc. Meade Willis fournit également un portail Web XRP EDI où vous pouvez voir toutes les analyses commerciales, les statuts de vos documents dans le flux de travail et générer des rapports, ainsi que jouer avec des graphiques spécifiques (Business Intelligence) et créer manuellement des documents.

Maintenant, je peux parler des avantages de l'EDI toute la journée et toute la nuit, mais la chose la plus importante à retenir est que cela vous fait gagner du temps et de l'argent. Quoi d'autre peut être plus important que cela? Il va de soi que si vous automatisez vos processus manuels chronophages et que vous comptez sur la technologie, cela fera gagner un temps précieux à vos employés et leur permettra de se concentrer sur votre cœur de métier. Puisque le temps c'est de l'argent, considérez-le comme chaque heure que vous payez votre personnel pour créer des documents manuels sujets aux erreurs, puis travaillez sur tous les problèmes qui en découlent (résolution des litiges, etc.). L'EDI peut sembler assez complexe, technique et avouons-le - sec pour certains. Étant donné que dans la plupart des cas, la décision de passer à l'EDI est principalement prise par des personnes peu techniques - nous, chez Meade Willis, nous assurons de parler votre langue. Et pour ceux d'entre vous qui sont intéressés par d'autres cas commerciaux EDI, j'écrirai un article de suivi sur certains des meilleurs de l'histoire de Meade Willis.

-VO